L’informatique a permis de réels gains de productivité. Rapidité, efficacité, gestion, contrôle … Il serait bien difficile de s’en passer aujourd’hui.
Mais ces caisses sont-elles si parfaites que cela ?...

 

LES AFFAIRES…

Petit extrait du journal le parisien

« Alerte aux caisses enregistreuses! En France, dans le secteur de la vente au détail, les caisses des commerçants permettraient de faire discrètement disparaître pas moins de… 30% des recettes en espèces ! Cet incroyable tour de passe-passe priverait chaque année le fisc d'environ 10 Mds €, selon un récent rapport d'Acédise (la principale association de constructeurs et d'éditeurs de systèmes d'encaissement), que « le Parisien - Aujourd'hui en France » a pu consulter.

Officiellement, les caisses enregistreuses modernes sont censées être inviolables. Dans les faits, pourtant, rien de plus simple que de les manipuler à l'aide de logiciels illégaux de « suppression électronique des ventes », faciles à se procurer sous le manteau pour un petit millier d'euros. Ces programmes de camoufleur de ventes, logés sur une clé USB ou un CD amovible, permettent à un commerçant d'opérer d'une manière en apparence parfaitement normale, alors qu'une partie des transactions sera au final escamotée…. (1)"

Les  années passées ont révélé en effet pas mal d’affaires.
Souvenez vous des logiciels frauduleux pour coiffeur, ceux pour pharmaciens ou encore des problèmes rencontrés par une importante société de caisse enregistreuse dans le sud est de la France.
Et goutte d’eau qui a fait déborder le vase, durant la seule année 2013, plusieurs reportages TV (Emissions « En Quête d'Actualité » sur D8, « Capital » sur M6, « Complément d'enquête » sur France 2 ) et de nombreux articles de presse ont évoqué la fraude fiscale chez les commerçants en insistant, et parfois exagérant, sur l'importance et la gravité de la situation.
L’état déjà bien au courant des pratiques de fraude à la caisse ne pouvait rester les bras croisés sans réagir.

 

 

Au cours de ces dernières années, de nombreuses fraudes à la caisse ont entaché la réputation des fabricants de caisses.
L’état se devait de réagir ! 

 



LA REACTION DE L’ETAT

Le 6 Décembre 2013, le gouvernement a voté une nouvelle loi visant sévèrement les éditeurs et fabricants de systèmes d'encaissement en imposant une sécurisation des accès aux bases de données afin de rendre leurs solutions inviolables et infalsifiables. (2)
Les sanctions ont été renforcées.
En plus d’un classique rappel d’impôt et de diverses pénalités, le contribuable et ceux qui ont conçu et vendu un système permissif pourront être poursuivi par l’administration pour délit de fraude fiscale en bande organisée. Délit passible de deux millions d’euros d’amendes et de sept ans de prison.
Si le logiciel permet de dissimuler une recette, une amende de 15 % du chiffre d'affaires provenant de leur commercialisation ainsi que la solidarité des droits mis à la charge de l’entreprise utilisatrice des produits frauduleux leur seront appliqués.

De plus, l’administration peut désormais recourir aux techniques spéciales d’enquête telles que la surveillance, l’infiltration, la filature, la garde à vue de 96H et l'utilisation d'informations issues de dénonciation ou délation.

 

 

La nouvelle loi de décembre 2013 vise à renforcer les dispositions
en matière de lutte contre la fraude à la caisse,
en aggravant les peines et en renforçant les pouvoirs de l’administration fiscale
(écoute, filature, dénonciation …).
Editeurs, distributeurs et utilisateurs sont désormais
solidairement passibles d’amendes et de prison.
 

 

 

A ce titre, l’Acedise va bien plus loin que les propositions gouvernementales puisqu’elle propose de mettre en place des moyens techniques anti-fraude rigoureux : caisse fiscale, boite noire, signature électronique, serveur fiscale … Comme cela existe dans d’autre pays notamment en Belgique, en Italie ou en Scandinavie.

 

 

Les fabricants font désormais profil bas et ne proposent plus de systèmes permissifs. 
 

 

EXISTE-T-IL UN CERTIFICAT OU UNE NORME RECONNUE PAR L’ETAT CONCERNANT LES CAISSES ?

Il existe bien une norme : la NF525.
Cette norme s’apparente à un logiciel additif s’intégrant dans le point de vente informatisé.
Il permet de sécuriser les données enregistrées sur les ­caisses en signalant notamment les tentatives d'effacements d'historique ou encore les annulations suspectes de commandes.
Bien qu’efficace, cette norme n a pour le moment rien d’obligatoire, l’état préférant sanctionner tout fabricant s’écartant du droit chemin  

 

 

Bien qu'il existe une norme reconnue par l'état, elle n'est pour le moment pas obligatoire.
Plutôt un ensemble d’obligations auquel doit s’astreindre chaque fabricant. 
 

 

 

 

CONTROLE FISCALE DES CAISSES INFORMATISEES

 

 

CONTROLE FISCAL

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont l’obligation de présenter, en cas de contrôle fiscal, une comptabilité informatisée.
Il s’agit en pratique de remettre au contrôleur une copie du fichier des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, générée à partir d'une exportation depuis le logiciel comptable de l'entreprise.
Ce fichier est unique même s'il rassemble des données issues de plusieurs journaux de saisie et standardisé en une présentation définie de manière extrêmement précise : composition entre 18 et 22 champs (en fonction de la catégorie d'imposition) qui devront être présentés dans l'ordre prévu et selon un codage extrêmement précis (format de date, caractères, cadre, etc.).
Il devra être présenté dès le début des opérations de contrôle, et, en tout état de cause, au plus tard lors du 2e rendez-vous avec l'administration fiscale.
L’obligation de présenter le fichier des écritures comptables (FEC) s’applique aux avis de vérification de comptabilité adressés à partir du 1er janvier 2014. Elle concerne donc la comptabilité des exercices 2013, 2012 et 2011, voire les exercices antérieurs en cas de report de déficits. L'application des nouvelles normes techniques issues de l'arrêté du 29 juin 2013 reste toutefois facultative pour les exercices 2011 et 2012. (3)

 

 

Depuis janvier 2014, toute entreprise est dans l’obligation, des le 1er rdv, 
de fournir sa comptabilité courante sous un format informatique,
sous peine de sanction importante.

 

 

ET CONCERNANT LES CAISSES INFORMATISEES ?

Si vous êtes possesseur d’un point de vente informatisé (écrans tactiles par exemple), il faut savoir que la loi qui vous régit est quelque peu différente du simple possesseur de caisse enregistreuse.
Selon les dispositions de l'article L 47 A II du LPF, lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, l'administration fiscale peut effectuer des traitements informatiques des données conservées.
En cas de contrôle fiscale, il vous sera donc demandé l'ensemble de vos bandes de contrôle, non pas dans un format papier  mais, puisque vous possédez un système informatique d'encaissement, dans un format dématérialisé.

 

A QUOI RESSEMBLE UNE BANDE DE CONTROLE INFORMATISEE ?

C’est la copie conforme bien qu’amélioré de vos bandes de contrôle papier mais dans un format exploitable par les systèmes informatique des impôts.
Ces formats sont de 2 types :

  • csv (fichier texte)
  • prn (fichier d’impression)

 Chaque fabricant de caisse informatisé a, sur simple demande des  impôts, l’obligation de fournir ce type de fichier.

Chacun de ces fichiers doivent comporter le détail de toutes les opérations de caisse journalière soit:

  • le Grand total journalier
  • le numéro de session
  • la date et heure des opérations
  • le numéro de ticket avec :
    • Désignation des produits vendus
    • Quantités vendues
    • Prix unitaire de vente
    • Prix total de vente
    • Type de paiement
  • l'historique des annulations de transaction de caisse

 

 

Toute entreprise gérant ses ventes à l’aide d’un système informatisé
est tenue de produire un cd-rom/clef usb de ses ventes
dans un format (prn ou csv) facilement exploitable par l’administration 

 

 

DEROULEMENT DU CONTROLE INFORMATISE

Lors de votre premier entretien, il se peut que le contrôleur soit accompagné par un informaticien qui procède à l’édition d’un listing tout ou partiel  de certain fichier qu’il juge important.
Cette copie a pour but d’éviter que le contribuable ne modifie à son avantage certaines données.
Le service vérificateur doit au préalable avertir le contribuable qu'il envisage de recourir à des traitements informatiques sur sa comptabilité en lui indiquant les différentes options possibles de réalisation des traitements.

  • soit par le vérificateur sur le matériel présent dans l'entreprise ;
  • soit par le contribuable lui-même qui effectue tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification ;
  • soit par le vérificateur, hors de l'entreprise, après remise de copie des fichiers informatiques nécessaires par le contribuable.

En général, le choix 3 est le plus judicieux.
Mettez vous alors directement en relation avec votre vendeur  de caisse pour lui demander d’extraire les données de ventes de la caisse et les enregistrer  sur un CDROM ou clef USB. Support que vous remettrez ensuite au contrôleur. 

Concernant ce choix, la remise du fichier est obligatoirement accompagnée d'une description des instruments relatifs aux informations

  • de gestion : nom de zone, libellé, etc…
  • Techniques : type, structure, position, codes ou caractères utilisés à titre de séparateur de zone et d'enregistrement, le jeu de caractères utilisés pour représenter la formation.

Les concepteurs et éditeurs de logiciels de comptabilité ou de caisse sont également tenus de communiquer toute la documentation qui se rapporte à leurs produits..

Des qu’il à ces données, l’informaticien des impôts pourra alors procéder à leur traitement pour en tirer plusieurs types d'informations dont notamment :

  • les anomalies sur bandes de contrôle
  • le chiffre d'affaire réalisé
  • la quantité de produits vendus (qui par la suite sera rapprochée des quantités achetées)

 

 

Sur le terrain, l'intervention des vérificateurs informatiques se systématise, rendant les contrôles fiscaux plus efficaces.  L’informatique donnant à l'Administration un formidable effet de levier. 

 

 

QUE RECHERCHE L’ADMINISTRATION DANS CE TYPE DE DONNEES ?

Le contrôleur va s’attacher tout d’abord à rechercher des anomalies sur vos bandes de contrôles.
Ce sont en général des interruptions graves et répétées dans la numérotation des tickets/session, des problèmes de grands totaux, des opérations non clôturées, des montants sans libellés, etc ...
Ces anomalies rendent les bandes suspectes et donc impropres à la vérification, entrainant ipso-facto un rejet de comptabilité pour motif de comptabilité non probante.
Et peu importe que vous en soyez responsable ou non, le contrôleur préférant retenir votre culpabilité (sauf preuve irréfutables bien sur).
Il pourra aussi et très aisément,  opérer un rapprochement des ventes et des achats par croisement informatiques des données.
Cette opération autrefois effectué au crayon et à la calculatrice est aujourd’hui, grâce à l’informatique, réalisée très rapidement. 

 

 

Des bandes de contrôles comportant des ruptures de séquentialité dans la numérotation
et/ou des problèmes de chiffres d’affaires entraine un rejet de comptabilité.
Grace à un croisement informatique des données entre achat et ventes,
il est désormais aisé au contrôleur de déterminer les éventuels écarts. 

 

QUE FAIRE DES BANDES DE PAPIERS ?

La conservation sur support papier de données immatérielles constituées ou reçues sur support informatique n'est pas une solution alternative à la conservation informatisée pendant ce délai.
Si une entreprise présente seulement sous forme papier des données originellement informatisées, elle ne remplit pas correctement son obligation de conservation et s'expose, le cas échéant, à un rejet de comptabilité.
« Si une entreprise présente seulement sous forme papier des données originellement informatisées, elle ne remplit pas correctement son obligation de conservation et s’expose, le cas échéant, à un rejet de comptabilité. « loi fiscale de 2006 régie par le BOI 13 L-1-06 du 24 Janvier 2006 »
En revanche, la conservation sur support informatique autorise l'entreprise à ne pas constituer d'archivage supplémentaire sur support papier.
Si vous ne pouvez produire vos bandes de contrôle au format informatique, vous vous exposez à un rejet pur et simple de votre comptabilité (pénalités de 40%+ intérêts de retard) voire à une taxation d’office (100% de pénalité + intérêts de retard)

 

 

 

La sauvegarde papier n’est pas une alternative valable en cas de contrôle informatisé 
Bref, toute perte même involontaire (incendie, inondation vol, …)  de ces données informatiques
 entraine DE TRES GRAVE PROBLEME EN CAS DE CONTROLE FISCALE.
Pensez régulièrement à sauvegarder
vos données informatiques de ventes ou comptable sous un format pérenne. 

 

MISE EN ROUTE D’UN SYSTEME INFORMATISE

Lorsque qu’un système de caisses informatisées est installé dans votre établissement, il doit faire l’objet d’une déclaration auprès du service fiscal dont vous dépendez. 
Cette déclaration se fera en recommande avec AR.
Vous devez garder l’AR en permanence et être en mesure de le montrer en cas de contrôle.

 

CHANGEMENT DE GERANCE/PROPRIETAIRE

En cas de changement de gérant, de cession du fond de commerce à un tiers, il est recommandé de remettre le système à 0 et d’envoyer un nouvel AR au centre des impôts.

 

COMMENT BIEN CHOISIR UN SYSTEME DE VENTE INFORMATISEE ?

Le bon choix est primordial et vous engage à titre financier en cas de désagrément fiscal.
Tous les éditeurs qui ont pignon sur rue sont en général irréprochables.
Donc méfiance plutôt à tout nouvel éditeur ou aux vendeurs en ligne.
La première question à poser à votre prestataire est « en cas de contrôle fiscal, pourriez vous me produire un état de mes ventes selon le cahier des charges suivants :

  • numéro de session
  • Grand total journalier
  • numéro de ticket
  • date et heure des opérations avec
    • désignation des produits vendus
    • quantités vendues
    • prix unitaire de vente
    • prix total de vente
    • type de paiement
  • historique des annulations de transaction de caisse»

En cas de doute, demandez-lui qu’il vous fournisse un exemple !

 

EST-CE QU’UNE CAISSE EST OBLIGATOIRE ?

La réglementation ne précise pas qu’il soit nécessaire d’acquérir une caisse enregistreuse pour gérer un commerce. Toutefois, les commerçants sont soumis à diverses obligations fiscales

  • Justification des recettes

Les commerçants ont l’obligation de justifier la totalité des recettes de tous montants même dans le cas où aucun ticket de caisse n’a été remis au client.

  • Un Ticket de caisse est obligatoire au-delà de 25 € TTC

Cette note doit inclure plusieurs mentions légales. En l’absence de caisse enregistreuse délivrant des tickets, elle peut être rédigée à la main, sur un carnet à souches.
Dans tous les cas, le commerçant doit impérativement en conserver un double qu’il pourra présenter en cas de contrôle de la DDCCRF. (4)

 

 

Bien que la caisse enregistreuse ne soit pas obligatoire, elle est toutefois fortement conseillée.
En effet, à défaut, il peut paraître difficile en pratique d'avoir des documents irréprochables
pour justifier du détail des recettes.
(Comptabilité, copies des notes manuelles, main courante…) 

 

 

(1) http://www.leparisien.fr/economie/le-scandale-des-caisses-non-enregistreuses-
(2) http://orchestra.vous-ecoute.com/article-1582-Nouvelle-loi-contre-la-fraude-fiscale-en-France---OBLIGATION-DE-MISE-EN-CONFORMITE
(3) http://www.editions-tissot.fr/actualite/droit-du-travail-article.aspx?secteur=CFP&id_art=5755&titre=Logiciels+de+comptabilit%C3%A9%2Fgestion+et+syst%C3%A8mes+de+caisse+%3A+renforcement+des+sanctions+en+cas+de+fraude
(4) http://www.companeo.com/caisse-enregistreuse/actualites/commerce-caisse-enregistreuse-obligatoire